【独学可能】テレワーク時代に仕事で必要なコミュニケーション能力

悩める人

コミュニケーション能力ってなに?
私は仕事中にいちばん口数が多く社交的なのに、逆に職場でいちばんおとなしい奴がいちばん仕事できて腹立つ。
コミュニケーション能力と仕事って関係ないじゃん。

こんな疑問に答えていきます。

私は某一部上場企業の管理職を務めています。
常時、100名以上のヒューマンマネジメントを担当しています。

テレワークが普及しつつある現在、仕事で必要なコミュニケーション能力とは何か解説していきます。

この記事の信頼性

KH

サイト運営者のKHです。
この記事を書いている私は、某一部上場企業の管理職です。
役職は、店長、エリアマネージャー、スーパーバイザーみたいな仕事を兼任してやっています。
常に100名以上の社員やアルバイトのマネジメントをしています。
運営者KHのプロフィール KH(@motivation_kh

テレワーク時代に仕事で必要なコミュニケーション能力

結論

箇条書き力を高めるべき

テレワークが普及しつつある現代では、「箇条書き力」を高めるべきです。
理由を解説していきます。

仕事で使用するコミュニケーションツール第一位は「メール」

以下のような統計があります。

  • 仕事で最も使用するコミュニケーションツールはメール(96.5%)
  • 1日の平均送信数は「12通」
  • 1日の平均受信数は「34通」
  • メールを確認する頻度は1日10回以上
  • 1通作成にかかる時間は「約5分」
参考 ビジネスメール実態調査2018一般社団法人日本ビジネスメール協会

つまり、1日のうち1時間程度はメールを返す作業に拘束されているということです。

悩める人

別に1時間程度大したことないじゃん

と思うかもしれませんが、毎日この作業があり、かつ、受信は34通ある、ということ。
当然、メールは1通の送信に対して、返信を複数重ねてやり取りをしています。

メールを読み解くのにも時間がかかり、要約すれば2回で終わったやり取りを3回も4回も・・・ということも少なくありません。

当然、他にも「書類作成、会議の資料作成、チャットでのやり取り」など1日の多くの時間を文章作成に費やしていることは間違いありません。
こういったことを解決できるのが「箇条書き力」です。

メールで不快に思うこと「質問に答えていない」

文章力が乏しく、送信した内容に対して、訳のわからない回答がくる。
なので、もう一度質問を送信して、また返信を待って・・・

という負のスパイラルに陥ります。

質問に対して「明快な答え」を返信することも大切ですが、箇条書きを駆使して「質問に答えやすい」文章を送信してあげることも重要です。

メールがうまいと感じる人の特徴は「文章が簡潔でわかりやすい」

メールを送信した相手が、「メールが上手」と感じるのは「文章が簡潔でわかりやすい」という統計が出ています。

【解説】なぜ「箇条書き」が良いのか

結論

はやく読める、要点がわりやすいから

例文①:メールで添付ファイルを忘れてしまうことの対策

★悪い例

鈴木部長

お疲れ様です。
先日、A社へ送付したメールに重要書類を添付し忘れたため納期が過ぎてしまいましたことをお詫び申し上げます。申し訳ございません。
今後このようなことがないように添付すべきものはメール作成時の最初に添付することと最後には必ず確認をしてメール送信することを対策として行います。
また、できる限り教育担当の田中係長に確認をお願いすることでミスがないように務めてまいります。

☆箇条書きの例

鈴木部長

お疲れ様です。

先日、A社へ送付したメールに不手際がありました。
発生した事象と対策を以下にまとめましたのでご確認お願いいたします。

<問題>

A社との契約納期が1週間遅れてしまった

<原因>

契約締結時の重要書類の添付忘れ

<今後の対策>

・メール送信時、添付すべきものは「最初」に添付する

・メール送信前に必ず確認する

・しばらくは田中係長に確認をお願いする

この度は、大変申し訳ございませんでした。

箇条書きは具体的な部分を理解しやすい

先の例で言うと、受け手である部長は

  • 発生した問題は(具体的に)何なのか
  • (具体的に)原因はなんだったのか
  • この社員がどう反省し、(具体的に)何をするのか

が一目でわかります。

1日の多くの時間を使う「メール」でのやり取りを箇条書きにし簡潔にすることで、やり取りをスムーズに行うことができます。

【勉強法】箇条書きが学べる本特選

超・箇条書き

いかにして相手に「短く、魅力的」伝えるか、を「超・箇条書き」と提唱している。

私も最初はこの1冊で学びました。

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社内プレゼンの資料作成術

「ポジティブメッセージは青、ネガティブは赤」「キーメッセージは13字以内」「資料は5~9枚」「ビジュアルは左、文字は右」

など、誰もこれまで教えてくれなかった資料作成の極意が詰まった1冊です。
これ1冊読めば資料作成はある程度まとまると思います。

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社外プレゼンの資料作成術

社内プレゼンの資料作成術を社外に向けたverで書かれている1冊です。
応用編、上級編のような内容なのでまずは、社内プレゼンの資料作成術を読むのはおすすめです。

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プレゼン資料のデザイン図鑑

私は書店でたまたま見かけて購入しましたが、偶然にも著者は「社内プレゼンの資料作成術」と同一の前田鎌利さんでした。
やはり基本を押さえて、わかりやすく書かれています。
他のものよりもデザインよりの内容です。

 

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まとめ

  • 「箇条書き」は仕事で使える重要なコミュニケーション能力
  • なぜなら、要点を具体的に簡潔に伝えられるから
  • 箇条書き力の勉強方法は本を読めば誰でも独学可能、簡単に学べる

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